北京市公证协会涉外涉港澳台委员会

对我市涉外公证业务存在问题的

整改措施建议

一、研讨背景

（一）近两年有公安部门、纪检部门到公证处调取涉外公证卷宗，涉及外逃人员。

（二）司法部公共法律服务管理局、中国公证协会发文《关于开展涉外公证专项治理的通知》，对2018年以来全国公证机构办理的涉外公证开展全面质量检查，要摸清涉外公证业务数量，存在问题的底数和原因。重点检查的公证事项有：文本相符公证、委托公证、无犯罪证明公证、出生公证、亲属关系公证等公证事项。重点检查的公证环节有：申请受理、身份核实、资料审查、审批管理。

二、涉外公证检查的重点问题

（一）是否跨执业区域办证（公证管辖问题）

公证管辖的主要依据是《公证法》第25条，“自然人、法人或者其他组织申请办理公证，可以向住所地、经常居住地、行为地或者事实发生地的公证机构提出。申请办理涉及不动产的公证，应当向不动产所在地的公证机构提出；申请办理涉及不动产的委托、声明、赠与、遗嘱的公证，可以适用前款规定。”

2020年12月4日《司法部办公厅关于落实部分公证服务事项“跨省通办”有关工作的通知》，规定自2021年1月1日起，学历公证、学位公证、驾驶证公证实现“跨省通办”，公证事项不受地域限制。

此外，外交部认证处在办理公证认证时，也会注意管辖问题，如果公证的文件本身是外地的，会要求当事人提供在北京经常居住的证明文件，否则不予认证。

目前存在的问题：公证的内容（例如出生、无犯罪、成绩单等）与北京没有关联，卷宗中也缺乏管辖的依据。

（二）是否核查当事人真实身份

可通过身份证识别仪、人脸识别设备等进行身份核查。

新修改的《公证程序规则》于2021年1月1日施行，第二十五条第二款规定，“审查自然人身份，应当采取使用身份识别核验设备等方式，并记录附卷。”这一条款是新增加的，可见越来越重视对自然人身份的审查，而且不能只用肉眼识别，应当用身份识别核验设备等来审查。这一条款主要是为了避免冒名顶替、使用虚假身份证件等骗取公证书情况的发生。

目前存在的问题：2021年1月1日之后受理的公证，卷宗中是否都要有身份识别验核的材料？

（三）代理人是否有委托手续

《公证程序规则》第十八条规定，“自然人、法人或者其他组织申请办理公证，应当提交下列材料：(一)自然人的身份证明，法人的资格证明及其法定代表人的身份证明，其他组织的资格证明及其负责人的身份证明；(二)委托他人代为申请的，代理人须提交当事人的授权委托书，法定代理人或者其他代理人须提交有代理权的证明；……”。   

目前存在的问题：没有授权委托手续，代办公证、交费、领取公证书。另外，授权委托书是否必须是原件？能否是复印件或扫描打印件、照片打印件？授权委托书的内容是否需要写明委托办理哪些公证？还是只笼统写委托办理公证就行？

（四）当事人是否提供虚假证明材料

目前存在的问题：是否审核了原件（尤其是和中介合作办理批量证的情况）？如果没有提供原件，但是通过信息共享、网上核实、电话核实等方式能够确认材料的真实性，是否可以不提供原件？

（五）是否做询问笔录或告知

目前存在的问题：没有笔录或告知。

三、整改措施

（一）关于卷宗要求

1、卷宗内需具备笔录、告知书，收取政府指导价之外的公证服务费用的，应另附《协商收费确认单》。

2、笔录如有修改需当事人签名；笔录中空白处信息（如公证书寄送地址、当事人电话、记录人等）应填写完整。

3、声明、委托、身份证、护照、生存等需要本人亲自办理的公证事项需进行身份识别，识别打印单需当事人本人签字。

4、办证过程中如果有进行联网核查、信息查询、电话核实、现场核实等工作，要注意留痕，打印相关查询结果、书写相关核实工作记录附卷，例如：在学信网查询学历、在工商网或企查查网站查询公司信息、股东信息等打印附卷。

5、对于大型批量公证，例如企业需要多次办理涉外投资、招投标、劳务输出、一带一路项目的公证，为便利当事人办理公证，当事人的企业资质、印鉴签字样式、法人身份证明、代理人授权委托书等相关资料信息可以在公证处备案）。

6、如非公证申请（代理）人领取公证书，需要当事人署委托书。

7、依据跨省通办受理的外地公证事项，需做好核实工作并将核实结果附卷。

（二）关于个人公证事项的委托办理

1、公证事项由他人委托办理的，卷宗内需附公证申请人签署的委托书原件；

2、申请人在外国或外省市，不便提供委托书原件的，可由亲属持本人签字的委托书扫描件或复印件代为办理；申请人的直系亲属可以直接办理除必须申请人亲自办理的涉外公证事项；

3、公证事项由亲属之外的他人委托办理的，对其提供的委托书复印件不予直接认定，可与委托人通过视频确认委托内容并由委托人在视频中现场签署委托书（需录像），再将委托书寄给公证员后附卷；

4、中介机构代为办理留学、移民等公证事项的，需提交委托代理协议或申请人出具的委托书。

（三）关于护照、身份证等公证

近年来，利用办理出国移民方式进行出境外逃的涉案人员人数呈上升趋势，公安部、中纪委逐渐将这些外逃人员所办理的公证书列入追逃线索之一，加大了对公证书的审查。在办理公民个人用于境外投资的身份证、护照、委托书等公证事项时，需严格按照司法部公共法律服务管理局和中公协联合发布的【2022】7号文件精神，认真审查，审慎办理。

（四）关于认证

发往葡萄牙、比利时、哈萨克斯坦、阿尔及利亚、阿根廷等国家对公证书分别有特殊要求，请及时关注外国驻华使馆（代表处）领事认证规定汇编（会不断更新）以了解更多关于认证的具体要求。具体网址如下：http://cs.mfa.gov.cn/zggmcg/lsrz/sblsrzxz/201609/t20160917_957835.shtml