北京市方圆公证处向社会公开承诺的一件实事

     为贯彻落实《司法部关于开展法律服务和法律援助为构建社会主义和谐社会服务主题实践活动的指导意见》精神，按照市局《关于报送向社会公开承诺实事的通知》（京司公（2007）52号），我处在继续实行前述制度的基础上，本着化解公证纠纷、将公证为和谐社会服务落到实处的精神，制定并实施了《北京市公证处公证监督实施办法》，从方便公证当事人、利害关系人维护自己权益的角度，规范内部公证监督程序，接受社会监督。

附 ：《北京市公证处公证监督实施办法》


北京市公证处公证监督实施办法

总则

第一条[目的和依据]为规范本处公证监督工作程序，纠正不当公证行为，化解公证争议和配合有关部门工作，依据《中华人民共和国公证法》、《公证程序规则》、《公证员执业管理办法》的规定，特制定本实施办法。

第二条[公证监督定义] 公证监督是指我处根据公证当事人、利害关系人或上级管理部门、公证书使用部门提出的要求，按照本实施办法所制定的程序对我处公证办证工作所进行的内部监督。

第三条[公证监督内容]公证监督包括公证投诉、核查、复查、诉讼四部分内容。

第四条[组织实施机构] 公证监督工作的组织、实施机构为调研室。

第一章 公证投诉处理程序

第五条 [公证投诉定义] 公证投诉是指公证当事人就我处工作人员服务态度、职业道德、公证收费、公证非实质性差错等问题提出的质疑和异议。

第六条[投诉登记] 调研室依当事人口头、电话或书面投诉进行投诉登记，并填写投诉登记表(见附件一)。

第七条[处理原则] 接待人员根据投诉的内容和实际情况尽量化解和平息投诉人的怒气，防止和降低产生不良影响，以帮助投诉人及时解决遇到的实际问题为出发点，协调相关人员尽快处理。

第八条 [通知被投诉人] 投诉登记后，调研室应当通知被投诉人。了解核实有关情况，制作工作记录，决定是否要求被投诉人提交书面答辩。

第九条 [被投诉人答辩] 需要被投诉人书面答辩的，被投诉人最迟应当于收到通知之日五日内提交书面答辩。

第十条 [投诉处理] 凡未产生恶劣影响和严重后果但我处工作人员确有不足的投诉事件，由调研室提出改正建议，报主任审批后发被投诉人。
凡产生恶劣影响和严重后果的投诉事件，由调研室提出处理意见报主任办公会决定。

第十一条 [处理结果登记] 投诉处理意见、改正建议应当记录在投诉登记表上。
    
第二章　公证核查

第十二条 [公证核查定义] 公证核查是根据当事人、利害关系人或上级主管部门、公证书使用部门就公证书的真伪及公证书所证明文件、事项的真实性提出的核实要求所进行的查验、核实活动。

第十三条 [登记与调卷] 凡核查申请与信函须经文秘岗登记编号后转调研室处理并调取相关卷宗。

第十四条 [调查核实]调研室根据核查文件的不同要求组织进行核实。
凡要求核实公证书真伪的，调研室可根据卷内材料直接予以书面回复。
凡对公证书所证文件、事项的真实性提出异议的，如认为卷内证明材料可以相互印证，材料来源恰当的，可直接回复；如认为需承办公证员进一步补充调查的，调研室起草《补充调查通知》，经主管领导批准发承办公证员。承办公证员应于收到补充调查通知之日起五个工作日内提交书面补充调查、核实报告。不能在规定期限内完成调查核实工作的，应当向调研室书面说明理由，申报延期。
承办公证员因休假、出差等特殊原因不能自行按期补充调查的，可由调研室人员代为进行。

第十五条[核查期限] 核查工作原则上按核查文件要求的时间完成。凡没有时间要求的，最迟于收到文件日起七日内完成，公证员外出补充材料的时间不计算在内。

第十六条[核查转复查] 经调查核实，发现核查卷宗有实质性错误的，调研室应当报主管领导，对该公证书的审查从核查程序转入复查程序。

第十七条[核查处理] 根据核查结果调研室起草核查复函，经处主管领导签发，编号发出。

第三章 公证复查程序

第十八条 [复查定义]公证复查程序是依公证当事人、利害关系人提出的公证复查申请、上级部门转递的复查要求或我处自行发现公证书可能有错误的，对已出具的公证书是否存在错误进行审查的程序。

第十九条 [复查申请与立案]
（一）复查申请应当以书面形式提出，载明申请人认为公证书存在的错误及理由，提出撤销或更正公证书的具体要求，并提供相关证明材料。调研室应于收到书面复查申请材料当日进行复查登记（见附件二）。
符合上述复查受理条件的，向当事人送达《复查立案通知书》（见附件三）。复查申请人对其主张拒不提供相关证明材料或不配合复查询问、履行必经手续的；复查申请人不适格；超过复查期限提出复查申请的；或有其他原因不应予以立案的，应当事人的要求可以出具《不予复查立案通知书》（见附件四）。立案后又发现复查事项不符合受理条件的，应当出具《不予受理通知》。
（二）调研室对在公证自检中发现需进行复查的公证事项，应出具《复查立案建议》，经主任办公会讨论决定，进行复查登记。

第二十条 [询问笔录]调研室应于立案当日与复查申请人或代理人做询问笔录，核实复查申请人的身份、问明是否要求复查人员回避、留存相关证明原件的复印件、了解复查原因和理由。复查申请人需要补充证明材料的应当记录在案。对来函要求复查的，可以与复查申请人进行电话询问或公函询问。
复查人员是否回避由公证处主任决定。

第二十一条 [查卷记录]对已立案的复查申请，调研室应当于立案日起五日内调取公证卷宗，对公证卷进行全面查核，制作查卷记录。

第二十二条 [通知答辩]调研室应于立案日起五日内将答辩通知（见附件五）和公证卷宗送达承办公证员。

第二十三条 [承办公证员答辩]承办公证员收到答辩通知之日起五日内向调研室提交书面答辩意见，陈述办证过程，对办证程序是否完备、合法，事实是否清楚，收集证明材料是否齐全适当、适用法律是否正确进行答辩。

第二十四条 [外调核实] 根据案情需要调研室可以进行外出核实并制作复查工作记录。

第二十五条 [复查报告] 根据复查情况，调研室向主任办公会提交《复查报告》，提出初步复查意见。

第二十六条 [复查合议]主任办公会应当根据《公证程序规则》第六十三条进行复查合议，并将合议结果于收到《复查报告》之日起五日内告知调研室。做出撤销决定的，调研室应当通知承办公证员，承办公证员有异议的，可进行书面申辩，并提请召开公证业务委员会再议，再议决定为最后决定。

第二十七条 [复查决定] 调研室根据复查合议结果出具书面复查决定交主任签发。

第二十八条 [改正建议书] 被复查的公证书不存在撤销事由，但存在程序瑕疵需要完善的，调研室应向承办公证员出具《改正建议书》，列明办证程序或公证卷宗中存在的问题，承办公证员应当及时改正。

第二十九条 [复查卷宗]复查过程应形成复查卷宗。

第三十条 [送达]复查决定除应归入业务卷一份外，应在复查期限内送达当事人。如复查申请人未在规定日期内签收送达回执，应当记录在案。邮寄送达的，文秘应将邮寄凭证交调研室入卷。
如决定撤销公证书的，原公证书收回、公告并报地方公证协会备案。

第三十一条 [向承办公证员送达] 调研室于复查决定出具之日起十日内向承办公证员送达。

第三十二条 [复查期限]复查事项的处理，应自立案之日起三十日内完成。因不可抗力、补充证明材料或需要核实有关情况的，最长不得超过六个月。

第三十三条 [一事不再理] 已出具过书面处理意见的同一公证事项，申请人再以同一事由要求复查的不予受理。
         
第四章 公证应诉处理程序

第三十四条 [定义] 指公证处在收到法院出庭应诉通知后，对涉及我处的诉讼事宜进行处理的程序。

第三十五条 [诉讼登记] 文秘对人民法院送达的应诉通知来文登记后交调研室进行诉讼立案登记。

第三十六条 [成立应诉小组] 经主任授权，由业务主管领导、调研员、承办公证员共同组成应诉小组，共同研讨诉讼事宜，并考虑是否聘请律师应诉。

第三十七条 [调卷]调研室应在登记之日起五日内调取公证卷宗进行初步审核。

第三十八条 [承办公证员陈述] 调研室在取得公证卷宗当日通知承办公证员做出书面说明。承办公证员应于收到通知之日起三日内提交书面说明。

第三十九条 [应诉答辩]调研室应自收到承办公证员书面说明之日起三个工作日内写出答辩状交应诉小组审议通过，提交主任签批，并完成应诉准备和出庭应诉工作。

第四十条 [诉讼结果告知] 调研室在诉讼过程中应及时向应诉小组和主任办公会通报进展情况，商议应诉主张，告知诉讼结果。
应诉过程应形成应诉卷宗，诉讼判决书一份归入业务卷宗。

第五章 公证人员责任

第四十一条 [非实质性差错处罚] 公证书出现非实质性差错受到投诉的，对责任人的处罚依1999年6月制订的《关于公证文书出现非实质性差错的处理办法》实施。

第四十二条 [投诉处罚] 所投诉事项造成恶劣影响或严重后果的，由主任办公会根据北京市公证处有关绩效考核管理规定决定处罚。

第四十三条 [改正监督] 复查公证事项承办公证员收到《改正建议书》后应当在办证中改正不足，调研室在《改正建议书》出具三个月后对该公证员的同类公证事项进行抽检，并将检查结果书面报主任办公会。

第四十四条 [错证处罚] 公证书被撤销的，根据承办公证员的过错，依据北京市公证处有关绩效考核管理规定对承办公证员、审批人、助理人员等相关人员进行相应处罚。

第四十五条 [公证赔偿追究]  因公证人员有过错导致公证机构在赔偿诉讼受到经济损失的，可根据《公证程
序规则》第六十九条对有故意或重大过失的公证员进行追偿。

附 则

第四十六条[说明] 本办法规定的日均为“工作日”。
本办法中所称的“公证书非实质性差错”是指不影响公证书的真实性、合法性，仅由于工作人员的疏忽大意造成的公证文书文字、数字、符号、译文遗漏、表述有差误、公证员签名章使用错误，公证文书装订出现的缺页、错页、顺序颠倒等等影响公证书正常使用的情况。

第四十七条 [归档]每年第一季度调研室应将上一年度结案的投诉、核查、复查、诉讼案卷，根据归档要求向档案室办理移交，履行移交手续。

第四十八条 [考核登记] 投诉、核查、复查、诉讼统计应于每月五号前，交人事主管进行考核登记。
 
第四十九条 [效力] 本办法自下发之日起生效。1999年
2月制订的《关于公证事项复查程序规则》、96年4月的《处理人民群众来信来访办法》自本办法下发之日停止执行。
                                                                北京市公证处
                                                              2007年6月12日