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公证案例丨京冀公证协作 聚力助企纾困

  • 发布时间:2023-12-12


今年

京津冀三地司法行政机关及

公证协会共同开展首届

“京津冀公证行业大调研”活动

评出16个优秀公证案例

总结典型经验做法

不断提升公证员队伍

执业能力及服务水平

满足人民群众公证需求

北京公证特开设“公证案例”专栏

为您逐篇呈现!

今天来看

由北京市长安公证处

公证人员董皓、娄宇庭承办的

“京冀公证协作 聚力助企纾困”

公证案例


案例概述

↑公证员董皓将公证书交给某信托公司业务人员

2022年10月,长安公证处接到北京某信托公司业务人员关于信托贷款合同及相关担保合同补充协议赋予强制执行效力的咨询,经了解,相关合同涉及位于河北省石家庄市的一家企业,当下因疫情防控原因,两地人员无法完成面签手续,但业务上又亟需尽快签订补充协议并办理公证手续以完成贷款展期,双方陷入僵局。


在充分了解当事人的需求后,承办公证员决定采取“线上+线下”“本地+异地”协作的公证方案,即由长安公证处牵头,前期完成合同条款审核并拟定公证材料,后续办理时由承办公证员通过视频连线对当事人进行询问告知,同时,由石家庄市燕赵公证处的协办公证员在现场予以见证核实,严格按照民事相关法规、公证法及公证程序规则的要求,帮助企业圆满完成合同签署与公证业务办理。


办证思路

本案核心问题是特殊时期背景下,面对客观阻碍及当事人的实际需求,在相关法律法规的框架内,对公证办理方式的适当、合理变通


长安公证处受理公证申请后,经反复研究,设计出一套安全稳妥的公证方案。为使公证能顺利办成,长安公证处作为牵头公证处重点落实以下步骤:

1

办理前与燕赵公证处取得联系,商定协作事宜,明确协办内容及费用,并制作寄送《协助办理公证函》予以确认;

2

审核合同条款,解答当事人疑问,询问有关情况,落实合同真实意思表示并拟定公证文件。同时将定稿的合同文本、公证文件及需现场收集的基础材料清单发送给燕赵公证处;

3

办理时,承办公证员通过视频连线与借贷双方进行谈话,对贷款金额、贷款期限、变更内容、签约意思等进行确认,明确告知了双方赋予债权文书强制执行效力公证的概念、法律后果、效力等关键内容。燕赵公证处的两位公证人员在签署现场对当事人提供的基础材料进行初步审查,并通过公证IDC系统对合同签署人完成实人核验,随后在承办公证员线上主持签署流程时在现场予以全程见证、录像;

4

办理完毕后,燕赵公证处将合同、公证文件及收集的基础材料带回,并随工作记录、公证IDC核验报告及现场录像光盘等一同寄送至长安公证处;

5

长安公证处对拆封过程进行全程录像,确认合同及各类材料无误后,交由信托公司于北京完成合同的签字盖章并办理公证手续;

6

上述各事项落实后,长安公证处及时出具公证文书,并制作工作记录,随过程中取得的录像文件一同附卷留存。



典型意义

本次京冀两地公证处协作内容较为复杂,长安公证处尝试采取有偿协作,牵头梳理业务流程并拟定方案,与协办公证处商定协办内容及费用,并进行书面确认,致力于构建“合作、共赢、发展”的协作模式,既能让牵头公证处高效完成业务,又能提高协办公证处积极性,实现“1+1>2”。


本案强化了京冀两地公证机构间协同联动,以企业需求为导向,突破地域限制,在法治框架内积极探索协同联动新模式,帮助当事人从协作中获得更加高效、便捷、优质的公证服务,切实贯彻全心全意为人民服务的公证执业宗旨,积极为优化营商环境贡献了公证智慧和力量,让人民群众在每一项公证事项中有更多的获得感、幸福感、安全感。


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