3月2日上午，方圆公证处副主任王建与公证员王瑞林到北京工业大学，与该校人事处、档案馆的相关人员就为公证处出具证明等相关事宜进行了交流。
        交流中，根据北工大档案馆的馆长及部分同志的介绍，我们了解了该校的部分情况：国家档案局提出“民生档案”的要求，该校对此非常重视；以前该校的教职工档案归人事处管理，学生的档案归档案馆管理，根据教育部门的要求，现已将教职工的档案也划归档案馆统一管理；在档案馆管理的学生档案仅是其入学前的内容，可供参考的信息有限，大学期间的相关证明目前是由各学院分别出具，待该生毕业时才将其在学期间的材料统一归档；目前该校根据高校档案管理办法对于非公益类档案的使用均收取一定的费用，比如当事人或我们去查档，要收取每卷20元的调档费用；如果公证机构要求对档案进行复印，必须先经该校人事部门批准后才能予以复印……
   校方人员对公证的效力、程序等也都结合其实际工作提出了很多问题，如学校出具的证明在公证中的作用与效力？公证机构对证明材料填写的依据和要求是什么？档案中相关材料填写不一致或空缺应如何处理？档案中相关人员所填写的父母并未写明是否为生父母，能否在为其出具出生证明时按照公证机构的要求注明为其生父母？根据学生已离校若干年但档案仍保存在学校的，学校对其实际情况不了解，应如何出具证明等等，王建副主任对这些问题一一进行了解答。另外，对于我处近期研究的是否由公证处直接派人到被继承人的档案管理部门查档，我们也和该校档案管理人员进行了探讨，校方认为此举对于减少重复工作、减轻当事人的负担都有一定的意义。
    此次交流时间不长，但双方对于彼此感兴趣的问题都得到了很好的回应，校方也对于公证机构深入学校、深入基层的举动表示感谢。双方均有意在日后的工作中加强联系，共同为当事人提供优质、高效的服务。

                               (方圆公证处)